Projektstunden richtig zuordnen: Klare Regeln für Handwerksbetriebe
Montage, Materialholen oder Nacharbeit: Welche Stunden gehören zu welchem Auftrag? Mit Zuordnungstabelle, Tagesbeispiel und einer kurzen Prüfroutine.
Projektstunden ordnest du am besten nach dem Auftrag zu, der den Aufwand verursacht hat. Ergänze eine verständliche Tätigkeit und halte unklare Fälle zur Rückfrage fest. Ob diese Zeit dem Kunden gesondert verrechnet wird, prüfst du getrennt. So verschwinden Vorbereitung, Materialholen oder Nacharbeit nicht aus der Projektbetrachtung, nur weil sie auf keiner eigenen Rechnungsposition stehen.
Die folgenden Regeln sind ein Vorschlag für eure interne Projektorganisation. Sie behandeln die Zuordnung von Aufwand, nicht die arbeitsrechtliche Bewertung oder Entlohnung von Zeiten.
Drei Angaben, die eine Projektbuchung verständlich machen
Für eine brauchbare Zuordnung muss das Büro erkennen können, wofür, womit und wie lange jemand beschäftigt war:
| Angabe | Praktische Umsetzung |
|---|---|
| Projekt | Eindeutige Auftragsnummer mit kurzem Namen, etwa „P26087 Badumbau“ |
| Tätigkeit | Wiedererkennbare Beschreibung wie „Montage“, „Vorbereitung“ oder „Materialholen“ |
| Zeit und Zusammenhang | Datum, Person, Zeitabschnitt beziehungsweise Dauer und bei Bedarf eine kurze Erläuterung |
Verwende dieselbe Projektbezeichnung im Büro und auf der Baustelle. „Beim Kunden in Fürstenfeld“ reicht nicht, wenn dort mehrere Aufträge laufen.
Beginne mit wenigen Tätigkeiten, die ihr später tatsächlich auswerten wollt. Eine zusätzliche Unterscheidung lohnt sich, wenn sie eine Entscheidung unterstützt: etwa, ob eure Vorbereitung vollständig war oder ungewöhnlich viel Nacharbeit angefallen ist.
Welche Stunden gehören zu welchem Projekt?
Die folgende Tabelle zeigt eine mögliche betriebliche Zuordnungsregel. Entscheidend ist der konkrete Anlass der Tätigkeit.
| Situation | Vorgeschlagene Zuordnung | Nützlicher Zusatz |
|---|---|---|
| Montage auf einer Baustelle | Zum betroffenen Auftrag | Bereich oder ausgeführter Arbeitsschritt |
| Werkstattvorbereitung nur für einen Auftrag | Zum betreffenden Projekt | Was vorbereitet wurde |
| Material ausschließlich für einen Auftrag holen | Zum betreffenden Projekt | Material und Anlass der Abholung |
| Material für mehrere Aufträge holen | Zeit nachvollziehbar aufteilen oder zunächst zur Klärung erfassen | Betroffene Projekte und verwendete Aufteilung |
| Allgemeines Lager aufräumen | Zum internen Bereich „Lager“ | Kein einzelner Auftrag als Anlass |
| Rückfrage oder Besprechung zu einem Auftrag | Zum betreffenden Projekt | Thema und gegebenenfalls offene Entscheidung |
| Nacharbeit an einer bereits montierten Leistung | Beim ursprünglichen Projekt belassen | Nacharbeit und sachliche Ursache kennzeichnen |
Die Zuordnung soll den tatsächlichen Aufwand erklären. Verschiebe Nacharbeit daher nicht allein deshalb auf „Allgemein“, weil das Projekt sonst schlechter aussieht. Halte die Ursache sachlich fest, etwa „Anschluss nach geänderter Einbauposition angepasst“.
Ob Nacharbeit oder eine Fahrt zusätzlich verrechnet werden kann, wird dadurch nicht entschieden. Dafür braucht das Büro eine gesonderte Prüfung des Auftrags und der Vereinbarungen.
Vier Regeln für schwierige Fälle
1. Gemeinsame Tätigkeiten nur einmal verteilen
Eine Materialrunde für zwei Baustellen darf nicht mit der vollen Dauer auf beiden Projekten landen. Ist der Aufwand je Auftrag nachvollziehbar, teile ihn entsprechend auf.
Fehlt diese Information, soll der Mitarbeiter keine scheinbar exakte Aufteilung erfinden. Notiere die Gesamtdauer, die betroffenen Aufträge und die offene Zuordnung. Die verantwortliche Person klärt den Fall und dokumentiert einen gegebenenfalls verwendeten Verteilungsschlüssel.
Eine hälftige Aufteilung kann eine vereinbarte Näherung sein. Sie ist dadurch noch keine gemessene Zeit je Baustelle.
2. Beim Projektwechsel einen neuen Abschnitt beginnen
Wer vormittags an Auftrag A und nachmittags an Auftrag B arbeitet, braucht getrennte Zuordnungen. Auch ein kurzer Einsatz bei einem zweiten Kunden soll nicht vollständig unter dem ersten Auftrag verschwinden.
Das bedeutet nicht, jeden Handgriff einzeln zu beschreiben. Trenne dort, wo sich der Auftrag oder eine für eure Auswertung wichtige Tätigkeit ändert.
3. Fehlende Projekte sichtbar klären
Ist ein neuer Auftrag noch nicht angelegt, braucht das Team einen bekannten Rückfrageweg. Notiere bis zur Klärung die eindeutige Auftragsreferenz, Tätigkeit und Dauer.
Lege intern fest, wer die Projektanlage oder Zuordnung übernimmt und bis wann die Rückfrage erledigt sein soll. Verteile ungeklärte Stunden nicht auf irgendein verfügbares Projekt. Kontrolliere bei der späteren Übernahme, dass derselbe Aufwand nicht doppelt erfasst bleibt.
4. Auch Pauschalaufträge vollständig betrachten
Für eure Auswertung ist der Aufwand auch dann relevant, wenn der Kunde einen Pauschalpreis bezahlt. Halte die tatsächlich angefallenen Projektstunden fest, unabhängig davon, ob sie einzeln auf der Rechnung erscheinen.
Vergleiche später denselben Leistungsumfang und dieselben Tätigkeiten miteinander. Sind in den geplanten Stunden nur Montagezeiten enthalten, in den Iststunden aber zusätzlich Vorbereitung und Beschaffung, braucht die Auswertung diese Erklärung. Mehr dazu findest du in der Anleitung zur Nachkalkulation.
Fiktives Tagesbeispiel: Zwei Aufträge und interne Arbeit
Das folgende Beispiel ist frei erfunden. Es zeigt ausschließlich die interne Aufwandszuordnung einer Person, keinen Dienstplan und keine Vorgabe zur Bewertung von Arbeitszeiten. Pausen sind in den angegebenen Tätigkeitsdauern nicht enthalten.
| Tätigkeit | Zuordnung | Dauer |
|---|---|---|
| Bauteile für Auftrag A vorbereiten | Projekt A, Vorbereitung | 0:30 h |
| Montage bei Auftrag A | Projekt A, Montage | 3:00 h |
| Material nur für Auftrag B holen | Projekt B, Materialholen | 0:45 h |
| Montage bei Auftrag B | Projekt B, Montage | 2:45 h |
| Anschluss bei Auftrag A nacharbeiten | Projekt A, Nacharbeit | 0:30 h |
| Allgemeine Lagerordnung | Intern, Lager | 0:30 h |
| Gesamter erfasster Tätigkeitsaufwand | 8:00 h |
Damit entfallen auf Projekt A 4:00 Stunden, auf Projekt B 3:30 Stunden und auf interne Arbeit 0:30 Stunden.
Würden nur die Montagezeiten berücksichtigt, stünden insgesamt 5:45 Stunden auf den Kundenprojekten. Tatsächlich sind es einschließlich Vorbereitung, Materialholen und Nacharbeit 7:30 Stunden. 1:45 Stunden projektbezogener Aufwand würden bei einer reinen Montagebetrachtung fehlen.
Aus den 7:30 Stunden folgt keine automatische Rechnungsmenge. Das Beispiel trennt bewusst die Aufwandsbetrachtung von der Verrechnung.
Kurze Prüfroutine für das Büro
Prüfe die Zuordnung möglichst zeitnah anhand konkreter Rückfragen:
- Ist das richtige Projekt ausgewählt?
- Erklärt die Tätigkeit, was gemacht wurde?
- Sind gemeinsame Tätigkeiten insgesamt nur einmal verteilt?
- Wurden interne Arbeiten von Kundenprojekten getrennt?
- Bleiben Vorbereitung und Nacharbeit beim verursachenden Auftrag sichtbar?
- Gibt es ungeklärte Einträge mit Zuständigkeit und Termin?
- Sind Korrekturen nachvollziehbar, ohne doppelte Buchungen zu hinterlassen?
Besprich wiederkehrende Zweifelsfälle im Team und ergänze eure Zuordnungstabelle um genau diese Beispiele. So wird aus einer abstrakten Regel eine Hilfe für den nächsten Arbeitstag.
Wie CAP die Projektzuordnung unterstützt
Laut CAP-Funktionsübersicht können Mitarbeiter Stunden direkt am Projekt erfassen. Die Auswertungen stellen geplante und tatsächliche Projektwerte gegenüber.
Welche Zuordnungsregeln euer Betrieb verwendet, legt ihr gemeinsam fest. Die Tabelle in diesem Artikel ist eine organisatorische Vorlage, keine Behauptung über automatisch vorhandene Tätigkeitskategorien oder Verteilungsfunktionen in CAP.
Teste eure Regel zunächst an einem abgeschlossenen Arbeitstag mit mehreren Tätigkeiten. Lass Baustelle und Büro die Einträge gemeinsam durchgehen: Wenn beide ohne zusätzliche Vermutung erkennen, welchem Auftrag der Aufwand zuzuordnen ist, habt ihr eine brauchbare Grundlage für die nächsten Projektzahlen.
