Nachkalkulation im Handwerk: So prüfst du Stunden und Kosten
Mit einem klaren Soll-Ist-Vergleich erkennst du, wo ein Auftrag vom Plan abgewichen ist. Diese Anleitung zeigt die nötigen Werte, ein Rechenbeispiel und eine kompakte Abschlussroutine.
Eine Nachkalkulation zeigt dir, wie ein Auftrag tatsächlich gelaufen ist. Dafür stellst du die geplanten Stunden und direkten Kosten den wirklich angefallenen Werten gegenüber, prüfst die Abweichungen und hältst ihre Ursachen fest. Das Ergebnis soll nicht nur erklären, was beim letzten Projekt passiert ist. Es soll deine nächsten Angebote und die laufende Projektsteuerung verbessern.
Nachkalkulation bedeutet damit mehr als „Rechnung minus Einkauf“. Sie braucht vergleichbare Planwerte, vollständig zugeordnete Istwerte und eine kurze Bewertung.
Was gehört in eine Nachkalkulation?
Lexware beschreibt die Nachkalkulation als Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten nach der Leistungserbringung. Für Bauleistungen nennt Bauprofessor insbesondere Mengen, Stunden und Kosten als Grundlage. Für einen praxistauglichen Start im Handwerksbetrieb genügen diese fünf Gruppen:
| Bereich | Geplant | Tatsächlich |
|---|---|---|
| Arbeitszeit | kalkulierte Stunden | erfasste Projektstunden |
| Lohnkosten | Stunden mal internem Kostensatz | Iststunden mal vergleichbarem Kostensatz |
| Material | kalkulierter Materialeinsatz | dem Auftrag zugeordnete Materialkosten |
| Fremdleistungen | geplante Subunternehmerkosten | tatsächlich verrechnete Fremdleistungen |
| Sonstige direkte Kosten | etwa Geräte, Fahrt oder Entsorgung | tatsächlich zugeordnete direkte Kosten |
Vergleiche immer Werte mit derselben Grundlage. Netto gehört zu netto. Ein interner Kostensatz ist nicht automatisch der Verrechnungssatz auf der Kundenrechnung. Wenn Gemeinkosten nicht bereits im verwendeten Kostensatz enthalten sind, müssen sie bei einer vollständigen Ergebnisrechnung zusätzlich berücksichtigt werden.
Die Nachkalkulation in fünf Schritten
1. Planwerte aus dem Angebot sichern
Übernimm vor Projektbeginn die kalkulierten Stunden, Materialkosten, Fremdleistungen und sonstigen direkten Kosten. Ändert sich der beauftragte Umfang, dokumentiere den freigegebenen Nachtrag getrennt. Sonst vergleichst du später den ursprünglichen Auftrag mit einer größeren Leistung und deutest die Abweichung falsch.
Eine strukturierte Vorbereitung hilft dabei. Nutze dafür auch die Checkliste für Angebote im Handwerk.
2. Istwerte dem richtigen Projekt zuordnen
Erfasste Stunden, Materialbelege und Fremdleistungen müssen beim betroffenen Auftrag landen. Sammelkonten und allgemeine Notizen erschweren die spätere Auswertung.
Für Arbeitszeit ist eine feste Erfassungsroutine besonders wichtig. Der Beitrag Digitale Zeiterfassung im Handwerk zeigt einen einfachen Ablauf für verlässliche Projektzeiten.
3. Soll und Ist sauber vergleichen
Bilde die Abweichung je Kostenart:
Abweichung = Istwert minus Planwert
Ein positiver Wert bedeutet bei Kosten, dass mehr angefallen ist als geplant. Ein negativer Wert zeigt eine Unterschreitung. Betrachte nicht nur die Gesamtsumme. Eine günstige Materialbeschaffung kann zusätzliche Arbeitsstunden verdecken.
Bei laufenden Projekten darfst du außerdem nicht das gesamte Budget mit einem teilweise erledigten Auftrag vergleichen. Vergleiche den erreichten Leistungsstand mit dem dafür vorgesehenen Anteil des Plans.
4. Die Ursache festhalten
Die Zahl allein verbessert noch kein Angebot. Ordne jede relevante Abweichung einer nachvollziehbaren Ursache zu, zum Beispiel:
- Leistungsumfang geändert und Nachtrag freigegeben
- zusätzlicher Aufwand ohne dokumentierte Beauftragung
- mehr Arbeitsstunden wegen schwieriger Ausführung
- Materialmenge höher als kalkuliert
- Einkaufspreis verändert
- Nacharbeit oder Wartezeit
- Aufwand einer anderen Position falsch zugeordnet
Trenne beeinflussbare Ursachen von einmaligen Ereignissen. Nur wiederkehrende Muster sollten deine künftigen Ansätze dauerhaft verändern.
5. Eine Entscheidung für das nächste Projekt ableiten
Formuliere zum Abschluss höchstens drei konkrete Konsequenzen. Das kann ein höherer Stundenansatz für eine bestimmte Tätigkeit sein, eine genauere Materialliste oder ein früher Prüfpunkt für Zusatzleistungen.
Speichere die Erkenntnis so, dass sie beim nächsten ähnlichen Angebot auffindbar ist. Eine Nachkalkulation, die nur abgelegt wird, verbessert keine künftige Kalkulation.
Vereinfachtes Rechenbeispiel
Das folgende Beispiel ist frei erfunden. Es zeigt nur die Rechenlogik und ersetzt keine betriebswirtschaftliche oder steuerliche Beratung.
Ein Betrieb kalkuliert für einen kleineren Umbau folgende direkte Kosten:
| Kostenart | Plan | Ist | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Arbeitszeit | 80 h × 42 € = 3.360 € | 92 h × 42 € = 3.864 € | +504 € |
| Material | 5.600 € | 5.900 € | +300 € |
| Fremdleistungen | 1.200 € | 1.200 € | 0 € |
| Sonstige direkte Kosten | 400 € | 480 € | +80 € |
| Summe | 10.560 € | 11.444 € | +884 € |
Die direkten Kosten liegen 884 € über dem Plan. Davon entfallen 504 € auf zusätzliche Arbeitszeit, 300 € auf Material und 80 € auf sonstige direkte Kosten.
Angenommen, für den tatsächlich ausgeführten und abgerechneten Umfang stehen 13.700 € Nettoerlös. Dann ergibt sich rechnerisch:
13.700 € minus 11.444 € = 2.256 €
Diese 2.256 € sind nicht automatisch der Unternehmensgewinn. Im Beispiel wurden etwa allgemeine Büro-, Fahrzeug-, Versicherungs- oder Finanzierungskosten nicht gesondert abgezogen. Bezeichne das Ergebnis deshalb nur entsprechend der Kosten, die tatsächlich berücksichtigt wurden.
Kurze Abschlusscheckliste
- Sind Auftrag und genehmigte Nachträge vollständig erfasst?
- Wurden alle Projektstunden gebucht und geprüft?
- Sind Material, Fremdleistungen und direkte Nebenkosten zugeordnet?
- Haben Plan und Ist dieselbe Kostenbasis?
- Wurde bei laufenden Projekten nur der erreichte Leistungsstand verglichen?
- Sind größere Abweichungen mit einer Ursache erklärt?
- Gibt es konkrete Anpassungen für das nächste Angebot?
- Wurden offene Zusatzleistungen für die Abrechnung geprüft?
Wie CAP den Überblick unterstützt
Auf der CAP-Funktionsübersicht werden geplante und tatsächliche Stunden, Kosten, Umsatz und Marge je Projekt als Teil der Auswertungen beschrieben. Die Aussagekraft hängt trotzdem von den zugrunde liegenden Daten ab. Zeiten, Belege und Änderungen müssen dem richtigen Projekt zugeordnet sein.
Beginne nicht mit einer komplizierten Auswertung für alle vergangenen Aufträge. Nimm ein abgeschlossenes Projekt, prüfe die fünf Kostenbereiche und halte die Ursachen der größten Abweichungen fest. Daraus entsteht eine Routine, die deine nächsten Kalkulationen Schritt für Schritt belastbarer macht.
